Ante el boom de la publicidad en redes sociales, no hay que olvidar que los planes de medios siguen siendo una de las maneras más efectiva para insertar de forma correcta y eficaz los mensajes y las creatividades en aquellos espacios que más interesan. Los medios de comunicación siguen gozando de una elevada credibilidad por lo que, en un estrategia de comunicación, una empresa no puede descuidar este ámbito.
En primer lugar, cuando haya que elaborar un plan hay que conocer muy bien los medios de comunicación: los periódicos tanto generalistas como del sector; las revistas en la que se encuentre nuestro target; y los programas de radio y televisión que más interesen. Para conocer la audiencia, se puede echar mano del Estudio General de Medios (EGM). También existen fuentes como Infoadex, que ayuda a conocer el estado de la publicidad en España o como los informes que realiza IAB Spain a nivel de medios on y off y redes sociales. Muchas veces este paso se obvia y, aunque no es tarea fácil, resulta muy útil para saber qué medios elegir dentro del presupuesto que tenemos disponible.
Por supuesto, hay que saber muy bien cuál es el público objetivo al que queremos dirigirnos, ya que puede ser más efectiva una revista especializada que leen los potenciales clientes que un medio generalista, cuya audiencia es mucho más dispersa. Lo mismo sucede a nivel territorial, ya que el público objetivo se puede ubicar en zonas muy concretas, por lo que la publicidad se debería de dirigir a publicaciones más regionales.
El plan de medios debe contener en una tabla, al menos los siguientes puntos: medios (que se puede subdividir en medios regionales, nacionales o por países y por sectores), formato que se va a emplear (1 página, media página, un robapáginas, etc.), número de inserciones, precio general, descuentos (de agencia, por número de inserciones, por ser primera vez, etc.), precio neto (sin IVA), meses o semanas en los que se van a realizar las inserciones y los precios totales. Si es una campaña muy concreta, incluso se puede hacer un timing día por día.
Otro asunto a tener en cuenta en los planes de medios es el GRP (Gross Rating Point), que mide la exposición de un anuncio por cada 100 personas que se consideran público objetivo, por lo que cuanto mayor es, se supone que más impacto debe medir. El GRP se expresa mediante la siguiente fórmula:
GRP = cobertura (en %) x frecuencia media
Muchos planificadores de medios no suelen incluir este índice ya que no mide la concentración o dispersión de la audiencia y hay que tener en cuenta que en los planes no sólo se incluye la publicidad en papel, sino también online. Por eso, el concepto se ha adaptado y también se habla del GRP digital, si bien es cierto que Internet cuenta con métricas muy avanzadas.
Una vez claros los medios en los que se quiere aparecer toca solicitar los media kit del año vigente en los que se encontraran las tarifas publicitarias tanto si el medio es on como off. De esta manera, nos podemos hacer una idea de los precios en los que se mueven, pero no hay que fijarse en ello: se tiene que solicitar al departamento de comunicación una propuesta realizada ad hoc. Así se consiguen grandes descuentos, incluso del 90%, y los descuentos de agencia. También se puede tener preferencia en la publicación de notas de prensa, así como otras publicaciones gratuitas. Este proceso es arduo, ya que muchas veces no cuadran las propuestas con el presupuesto designado y se convierte en un tira y afloja entre ambas partes hasta que se llega a buen puerto.
Una vez concretado el plan de medios, se debe dejar algo de presupuesto a parte para todo aquello que vaya surgiendo, sobre todo, cuando se confecciona para un año completo. De esta manera, cualquier cosa que se quiera comunicar adicionalmente se puede hacer sin descuadrar el presupuesto ya que se cuenta con un remanente.